Daftar Isi [Tampil]

Mesin Kantor: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Pemeliharaan

Selamat Datang para Administrator Muda Indonesia . Kali ini penulis akan membahas mengenai Mesin kantor beserta manfaat , jenis, pemeliharaan atau perawatannya serta hal - hal yang harus diperhatikan dalam memilih mesin kantor . Baiklah langsung saja scroll down .

Pengertian Mesin Kantor

Mesin kantor ialah suatu perlengkapan yang berupa peralatan – perlatan yang biasa digunakan sebagai tempat untuk mengumpulkan / menghimpun , mencatat , serta mengolah bahan – bahan ataupun data dalam kegiatan ketata usahaan yang cara bekerjanya menggunakan tenaga elektrtik ataupun magnetik .

Menurut wursanto , mesin kantor merupakan sebuah peralatan yang sifatnya mekanik , magnetis ataupun elektris yang biasanya digunakan untuk mengumpulkan , mengetik , menggandakan serta mengirim suatu keterangan kepada lembaga yang dibutuhkan atau yang saling berkaitan .

Jadi , dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwasannya pengertian Mesin – Mesin kantor adalah sebuah peralatan yang bersifat eletrik yang biasa digunakan dalam kegiatan administrasi umum seperti , catat mecatat, mengetik , menggandakan dokumen dan mengirimkan dokumen demi tercapainya tujuan perusahaan atau instansi .

Manfaat Mesin Kantor

Berikut ini merupakan mafaat yang didapat jika sebuah organisasi atau perusahaan menggunakan mesin kantor, yaitu :

• Mesin kantor dapat membantu kegiatan dan pekerjaan kantor lebih efektif dan efisien
• Mesin kantor dapat Meningkatkan produktivitas pekerjaan
• Mesin kantor dapat Mempermudah dan mempercepat kegiatan atau aktivitas operasional kantor
• Mesin kantor mempunyai nilai aset peralatan kantor
• 
  
  

Pemeliharaan Mesin Kantor

Pemeliharaan atau perawatan sebuah mesin merupakan usaha yang dilakukan untuk mempertahankan keadaan dan kondisi fisik maupun non fisik mesin dalam keadaan baik dan prima terhadap benda atau mesin bergerak atau tidak dalam kurun waktu tertentu

Berdasarkan kurun waktu, pemeliharaan dan perawatan mesin kantor dapat dibagi menjadi 2 bagian, yaitu :

1) Pemeliharaan sehari-hari,

Merupakan kegiatan pengecekan, pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan setiap hari oleh pegawai yang menggunakan mesin tersebut. Pegawai yang bersangkutan memiliki tanggung jawab dari sebelum, saat, dan sesudah penggunaan terhadap mesin kantor tersebut .

2) Pemeliharaan berkala,

Merupakan kegiatan pengecekan , pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan dalam jangka waktu yang sudah ditentukan bersama atau yang sudah ditetapkam , contohnya pemeliharaan 1 kali seminggu, 1 kali sebulan 1 kali setahun atau yang lainnya. Ini tergantung dari kebijakan dan kesepakatan bersama dari pimpinan perusahaan . Pemeliharaan atau perawatan pada mesin kantor seperti ini biasanya dilakukan oleh para pengguna / pegawai pemakai mesin kantor tersebut atau juga bisa meminta bantuan dengan orang lain seperti petugas teknisinya .

Manfaat Pemeliharaan Mesin Kantor

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dalam pemeliharaan atau perawatan yang dilakukan terhadap mesin kantor, yaitu :

• Cara untuk menghindari kerusakan atau gangguan dini pada mesin
• Menurunkan biaya pengadaaan karna usia pemakaian mesin lebih panjang
• Upaya pencegahan dari kehilangan karena digunakan secara terus menerus / kontinu
• Upaya pencegahan dari usaha penyimpanan yang tak terkendali

Jenis jenis Mesin Kantor

secara umum ada 3 jenis-jenis mesin kantor , yaitu :

1. Jenis mesin kantor berdasarkan tenaga penggerak

• Mesin manual , Merupakan mesin kantor yang dalam pengoperasian atau penggunaannya menggunakan tenaga manusia , seperti kalkulator, stapler, pelubang kertas, dll.
• Mesin kantor bertenaga listrik/elektrik, Merupakan mesin yang pengoperasiannya dilakukan dengan menggunakan daya dari listrik. Contoh mesin kantor elektrik seperti laptop, komputer, printer, mesin fotocopy, kipas / ac , dll.

2. Jenis mesin kantor berdasarkan cara kerja komponen mesin

• Mesin mekanis , Merupakan mesin yang mana sistemnya beroperasi pada saat digunakan saja , dan juga mesin seperti ini bisa digerakkan secara sistem manual atau juga dengan menggunakan daya listrik
• Mesin elektronik , Merupakan mesin yang sistemnya teraliri daya arus listrik dan terdiri dari bahasa mesin, mesin seperti ini hanya dapat digunakan jika dialiri dengan daya listrik saja .

3. Jenis mesin kantor berdasarkan fungsinya

• Mesin penghimpun data dan informasi ( stapler) , pemisah (pemotong kertas atau kater), pengolah data (komputer atau laptop), Mesin pencatat data dan informasi (faximile), mesin pengganda (printer dan mesin fotocopy )dan lainnya .

Hal – hal yang harus diperhatikan dalam memilih mesin kantor .

Menurut Drs. Moekijat ada 12 hal – hal yang harus diperhatikan dalam memilih mesin kantor , yaitu :

• Mesin yang akan digunakan harus benar – benar di perlukan / dipakai .
• Mesin nya harus berjenis praktis .
• Mesin tsb dapat mengurangi biaya pekerjaan .
• Mesin tersebut dapat mempercepat perkerjaan .
• Mutu mesin harus benar benar bagus .
• Mesin tersebut dapat mengurangi kesulitan dalam bekerja .
• Mesin tersebut dapat digunakan untuk bermacam – macam pekerjaan .
• Pemeliharaan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah .
• Mesin tersebut dapat digunakan sesuai mutu pegawai .
• Perlatihan untuk menggunakan mesin dapat dilaksanakan dengan mudah .
• Mesin harus cocok dengan perkerjaan .
• Menyediakan ruangan kantor untuk mesin tersebut

 

Factor – factor yang harus diperhatikan dalam memilih  mesin kantor .

Ada 12 faktor – factor yang harus diperhatikan dalam memilih mesin-mesin kantor , yaitu :

• Cara penyelesaian dan pekerjaannya .
• Kebutuhan pegawai .
• Penghematan jumlah dan nilai waktu .
• Fleksibelitas penggunaan .
• Harga penanaman modal .
• Kemampuan kesatuan / perusahaan ( instansi ) .
• Nilai kemudahan .
• Referensi pegawai .
• Pengaruh terhadap syarat – syarat pegawai .
• Ramalan mengenai beban kerja .
• Kualitas pekerjaan .
• Keperluan untuk salinan data dan stabilitas .

Keuntungan dan kerugian pemakaian mesin – mesin kantor .

• Keuntungan .

• Untuk penghematan tenaga pegawai .
• Untuk penghematan waktu .
• Meningkatkan penelitian dan mutu dari pekerjaan .
• Mengurangi rasa beban pegawai .
• Mencegah dari penyalahgunaan , contoh : mesin untuk menulis cepat .

• Kerugian .

• Mesin tidak dapat bekerja ketika diperlukan kecerdasan tinggi .
• Tingkat penyusutan mesin lebih tinggi .
• Biaya barang – barang keperluan kantor jarang terlihat ..
• Sulit mendapat operator mesin yang cakap .

Sekian informasi dari Penulis Mesin kantor beserta manfaat , jenis, pemeliharaan atau perawatannya serta hal - hal yang harus diperhatikan dalam memilih mesin kantor.

Semoga apa yang penulis sampaikan pada artikel ini dapat bermanfaat bagi teman – teman semua yang sedang dalam menumpuh pendidikan atau sedang menambah ilmu pengetahuan.

Bagi kalian yang ini mengikuti jejak website ini dan ingin terus mendapatkan notifikasi dari update nya website ini, silahkan klik halaman facebook dibawah ini dan klik ikuti agar kalian mendapatkan notifikasi artikel baru dari website ini . Sekian .

Enjoy . . . . . . . .