Daftar Isi [Tampil]

Administrasi Perkantoran : Pengertian , Tujuan, Fungsi , dan Ruang Lingkup Tugasnya

Selamat Datang kembali para Administrator Muda Indonesia . Kali ini Penulis akan membahas mengenai apa sih  Pengertian Administrasi Perkantoran itu beserta lengkap dengan ruang lingkupnya. 

Baiklah , berikut ini adalah beberapa Pengertian Administrasi Perkantoran beserta lengkap dengan ruang lingkupnya menurut penulis , langsung saja Scroll Down ! ! !  !

Administrasi perkantoran adalah kata yang terdiri dari 2 kata yaitu kata  “administrasi” dan kata “perkantoran”. Sebelum kita membahas mengenai ruang lingkup administrasi pekantoran sebaiknya kita memahami setiap katanya, sebagai berikut :

Pengertian Administrasi .

Administrasi merupakan sebuah usaha atau suatu aktivitas yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai sebuah tujuan .

Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda , yakni “ Administratie “ yang artinya kegiatan tata usaha kantor seperti : catat – mencatat ,ketik -  mengetik , menggandakan surat  , dan lainnya . 

Menurut White : 1958 , administrasi merupakan sebuah alur proses yang pada umumnya terdapat pada semua bagian usaha kelompok , baik instansi pemerintah ataupun swasta (perusahaan / organisasi) , sipil ataupun militer ,  besar ataupun kecil .

Pengertian Administrasi Menurut Ahli :

1. Menurut Goerge R. Terry

Administrasi adalah suatu pengendalian, dan pengorganisasian kerja, serta mobilisasi dari mereka yang menerapkannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau ditentukan.

2. Menurut Sondang P. Siagian

Administrasi merupakan sebuah alur proses secara keseluruhan dari kerjasama dua orang atau lebih yang didasarkan kepada tingkat rasionalitas tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan oleh perusahaan atau organisasi

Administrasi sendiri mempunyai paradigma dalam memahaminya, yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas , yaitu :

• Administrasi dalam arti sempit berartikan suatu kegiatan perkantoran seperti catat-mencatat, surat - menyurat , pembukuan ringan , ketik – mengetik , agenda , dan sebagiannya yang bersifat teknis ketatausahaan .
• Administrasi dalam arti yang luas berartikan keseluruhan dari suatu proses kerja sama antara satu,dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan  bersama dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang tersedia  secara efektif  dan efisien.

Pengertian Perkantoran

Perkantoran berasal dari kata kantor yang mana kata kantor berasal dari bahasa belanda yaitu “ kantoor ” atau “ office ” yang berasal dari bahasa inggris .

Pengertian Perkantoran Menurut Para Ahli

1. Menurut Prajudi (1976:60) pengertian kantor adalah :

Kamar kerja / ruang tulis / ruang . Markas atau ruang dimana seorang pengusaha beserta anggotanya menajalankan kegiatan ketata usahaan . Biro atau tempat kedudukan pimpinan . Dinas / Biro / jabatan / organisasi .

Perkantoran merupakan suatu ruang ( ruangan ) atau bangunan  dilaksanakannya kegiatan tata usaha yang terdiri dari kegiatan memuai , aktivitas membenahi , aktivitas mengembangkan dan kegiatan pengawasan terhadap usaha. .

2. Menurut Moekijat

Moekijat mendefinisikan kantor sebagai suatu tempat yang dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan  tata usaha.

Jadi dari beberapa pengertian administrasi dan perkantoran diatas, penulis mengambil kesimpulan bahwasannya Pengertian Administrasi Perkantoran adalah suatu proses kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaran ketatausahaan antara 2 orang atau lebih dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang ada dengan efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan bersama atau disepakati bersama.

Pengertian Administrasi Perkantoran. 

Dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran merupakan semua aktivitas teknis yang  mempunyai peranan pokok dalam melakukan kegiatan operatif, mempersiapkan laporan pada atasan , serta berfungsi dalam menciptakan sebuah perusahaan atau organisasi bekerja lebih efektif dan efisien

Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti luas adalah sebagai kegiatan manajerial dimulai dari planning (perencanaan) ,organizing (pengorganisasian) ,actuating ( pengarahan ), menyelenggarakan, dan controling (pengawasan) dalam berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan perkantoran.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Beberapa Ahli.

Agar lebih memahami apa pengertian administrasi perkantoran, maka penulis merujuk para pembaca kepada pendapat para ahli menganai pengertian administrasi perkantoran, sebagai berikut :

1. Menurut George R. Terry 

Pengertian administrasi perkantoran merupakan suatu keseluruhan dari proses perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian dalam ruang lingkup perkantoran serta menjadi tolak ukur kepada mereka yang menjalankan agar tujuan yang telah ditetapkan atau yang telah ditentukan dapat tercapai. 

2. Menurut Edwin R dan William L.

Edwin dan William berpendapat bahwa pengertian administrasi perkantoran merupakan sebuah turunan ilmu dan seni dari ilmu manajemen yang berhubungan dengan sebuah tugas operasional didalam perkantoran yang dilakukan secara tepat.

3. Menurut Suparjati

Suparjati mengemukakan bahwa pengertian Administrasi perkantoran merupakan sebuah alur / proses kerja sama yang dilakukan didalam ruang lingkup perkantoran untuk mencapai sebuah tartget atau tujuan yang telah ditentukan bersama dengan menerapkan fungsi – fungsi manajemen didalamnya.

4. Menurut Arthur Granger

Arthur berpendapat bahwa administrasi perkantoran bertugas untuk melakukan komunikasi dalam kegiatan perkantoran dengan efektif dan efisien serta memperhatikan tata pelayanan dalam aktivitas dokumentasi.

5. Menurut William S dan E. Daview

William S dan E. Daview mengemukakan bahwa administrasi perkantoran merupakan seuah pemberian yang ditujukan pada semua aktivitas kegiatan operasional, contohnya seperti kegiatan transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.

Baca Juga : Pengertian Sarana dan Prasarana Menurut Para Ahli

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang sudah digambarkan di atas, secara umum tujuan dari administrasi perkantoran ini adalah untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien serta mamu memenuhi beberapa syarat dari sisi yang telah ditentukan, yaitu sisi teknis, ekonomis dan psikologi. 

• Sisi Teknis maksudnya  memiliki manfaat dan nilai daya guna.
• Sisi Ekonomis artinya kesesuain harga dengan sepantasnya
• Sisi Psikologis maksudnya memberikan rasa kepuasan kepada penerima layanan

Berikut adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap , yaitu :

1. Mempersiapkan data dan informasi secara utuh kepada pihak / bidang yang memerlukannya dalam rangka pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.

2. Melakukan kegiatan pengawasan terhadap pekerjaan kantor dan administrasi agar pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan atau sesuai dengan SOP yang sudah ditentukan

3. Menerapkan kebijakan mengenai standar pelayanan dalam meningkatkan kualitas pelayanan

4. Pengarahan dengan karyawan untuk mengidentifikasi masalah dan mecari jalan keluarnya 

5. Memberikan sebuah diklat atau pendidikan dan pelatihan kepada pegawai.

6. Melakukan kegiatan verifikasi, pengawasan , serta evaluasi kerja dengan cara membuat laporan kerja.

7. Mengadakan proses perekrutan karyawan, mulai dari proses rekrutment hingga penyeleksian pegawai

8. Menafsirkan atau mengartikan setiap prosedur kerja dan kebijakan organisasi kepada para pegawai.

Ruang Lingkup Tugas Administrasi Perkantoran

Seorang administrator bertugas / bertanggungjawab atas perencanaan kerja bagi setiap pegawai, melakukan pengawasan terhadap pegawai, pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan atau serta perbaikan peralatan kantor jika ada yang rusak.

Berikut ini adalah Ruang Lingkup Tugas Administrasi Perkantoran, yaitu :

1. Aktivitas Kantor

Berikut ini  beberapa kegiatan perkantoran yang termasuk dalam tugas administrasi perkantoran, yaitu 

• Perencanaan Perkantoran (office planning)
• Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
• Pengarahan Perkantoran (office actuating)
• Pengawasan Perkantoran (office controlling) 

2. Sarana dan Prasarana ( Fasilitas dan Peralatan )

Berikut ini beberapa sarana dan prasarana yag menjadi ruang lingkup tugas administrasi perkantoran , yaitu :

• Gedung
• Ruangan
• Interior 
• Peralatan dan perlengkapan
• Lokasi Kantor
• Mesin Kantor

Baca Juga : Pengertian Mesin Kantor dan 15 Contoh Mesin Kantor

Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara garis besar terdapat  5 fungsi  dalam ilmu administrasi perkantoran yang berhubungan dengan operasional / kegiatan suatu perusahaan, sebagai berikut :

1. Fungsi Rutin

Merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan daya pikir / intelegensi minimal mencakup surat-menyurat,  pengarsipan serta penggandaan.

2. Fungsi Teknis

Merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan ide, keputusan, serta skill perkantoran yang baik.

3. Fungsi Analis

Merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pola pikir yang kritis, kreatif dan inovatif serta dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.

4. Fungsi Interpersonal,

Merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan analisa dan pertimbangan sebagai dasar dalam mengambil keputusan serta keterampilan untuk berkomunikasi dengan pegawai atau orang lain

5. Fungsi Manajerial

Merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan nilai-nilai manajemen didalamnya seperti  perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan pengendalian serta dapat memberikan motivasi kerja.

Sekian informasi dari Penulis mengenai apa itu mengenai apa sih  Pengertian Administrasi Perkantoran itu beserta lengkap dengan ruang lingkupnya . 

Semoga apa yang penulis sampaikan dalam artikel ini dapat bermanfaat bagi teman – teman semua yang sedang menempuh pendidikan atau sekedar menambah ilmu pengetahuan .

Bagi kalian yang ini mengikuti jejak website ini dan ingin terus mendapatkan notifikasi dari update nya website ini, silahkan klik halaman facebook dibawah  ini dan klik ikuti agar kalian mendapatkan notifikasi artikel baru dari website ini . Sekian .

Enjoy . . . . . . . .