Daftar Isi [Tampil]

Pengertian Tamu Kantor dan Ruang Lingkup Tata Cara Menerima Tamu 

Selamat Datang kembali para Administrator Muda .

Kali ini kita akan membahas mengenai Defenisi atau  Pengertian Tamu Kantor dan Ruang Lingkup Tata Cara Menerima Tamu  . Baiklah , langsung saja scroll down ! ! ! !

Pengertian Tamu Kantor .

Pengertian tamu kantor merupakan seseorang atau pun sekelompok orang yang datang / mendatangi sebuah kantor / perusahaan yang bertujuan untuk kepentingan tertentu . Biasanya berkaitan dengan kerja sama / kontrak kerja atau menjaga tali silaturahmi .

Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu Kantor .

Ada 7 poin yang dapat dilakukan dalam mengantar dan melayani tamu saat berada di kantor , yaitu :

1.      Jangan sesekali membeda – bedakan tamu , seperti membedakan jabatan dan penampilan . Misalnya degan melihat penampilan fisik dari tamu dari atas sampai bawah .

2.      Bagian penerima tamu adalah gambaran atau wajah dari perusahaan itu sendiri , sambutlah tamu dengan senyuman dan sikap yang ramah .

3.      Apabila tamu telah datang , segera disambut .  Jangan sekedar melihat tamu lalu bersifat acuh tak acuh sambil melakukan pekerjaan .

4.      Ketika kita mengantar tamu , tunjukan arah yang benar yang ingin dituju tamu dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat . Jangan sesekali menunjukkan arah dengan jari telunjuk karena ini dianggap tidak sopan .

5.      Ketika kita mengantar tamu ketempat tujuannya , berjalan lah agak kedepan dan posisi badan sedikit miring dan sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu .

6.      Ketika sampai , segera bukakan pintu untuk tamu . bukakan pintu lebar – lebar kepada tamu, dan dahulukan tamu untuk masuk kedalam .

7.      Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu di ruangan tamu yang sudah di sediakan oleh masing – masing organisasi , instansi , atau perushaan

  Ruang Lingkup Tata Cara Menerima Tamu .

·         Pengertian Tamu Kantor

adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang kesebuah organisasi , instansi atau pun perusahaan yang betujuan untuk membicarakan suatu kepentingan tertentu . Contoh nya kepentingannya seperti kerja sama antar perusahaan , kerja sama antara seorang dengan perusahaan ( penanaman modal ) , dan lain – lain .

·         Dalam hal menerima tamu , ada beberapa hal yang perlu di perhatikan oleh sekretaris seperti :

1.      Apabila sudah ada janji usahakan tepat waktu , apabila sedang ada tugas diluar kantor harus memberitahukan dan meminta maaf untuk datang terlambat .

2.      Apabila ada tamu masuk keruangan hendaknya berdiri , tersenyum dan bersalaman .

3.      Beri sapaan yang ramah kepada tamu kantor .

·         Selain beberapa hal diatas , ada beberapa hal juga yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor , yaitu :

1.      Penanganan Ruangan Tamu

Sekretaris harusnya memeriksa tata ruangan penerimaan tamu , khususnya yang berkaitan langsung dengan hal – hal seperti :

a)      Ruangan harus bersih , rapi dan nyaman .

b)      Lengkapilah ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :

a.       Buku tamu

b.      Majalah / Koran

c.       Kartu Pengenal

d.      Brosur / Katalog Perusahaan .

e.       Tempat sampah / asbak rokok .

c)      Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima , memberikan bantuan dan bersahabat .

·         Selain itu , ada juga beberapa hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor saat sekretaris menerima tamu kantor ,  hal yang harus dilakukan antara lain :

1.      Sekretaris mempersilahkan tamu duduk di tempat terhormat , biasanya tempat yang paling jauh dari pintu .

2.      Sekretaris hendak duduk berhadapan denan tamu dan melayani dengan duduk yang sopan , duduk miring bersandar.

3.      Ketika hendak akan memasuki ruang yang ada tamu didalam , hendaknya mengetuk pintu terlebih dahulu .

4.      Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dituju , maka sampaikan pesan tertulis di kertas catatan .

5.      Ketika tamu hendak meninggalkan ruangan , sekretaris baiknya membukakan pintu dengan ramah dan sopan .

Sekian informasi dari Penulis  mengenai Defenisi atau  Pengertian Tamu Kantor dan Ruang Lingkup Tata Cara Menerima Tamu .

Semoga apa yang kami tulis dapat bermanfaat bagi teman – teman semua .

Bagi kalian yang ini mengikuti jejak website ini dan ingin terus mendapatkan notifikasi dari update nya website ini, silahkan klik halaman facebook dibawah  ini dan klik ikuti agar kalian mendapatkan notifikasi artikel baru dari website ini . Sekian .

Enjoy . . . . . . . .